Auditoría de Consorcios: ¿Inversión o Gasto?

La auditoría de consorcios es un ámbito de trabajo en el desarrollo de la profesión de Contador Público que lentamente genera conciencia a los usuarios de sus resultados de la necesidad de su contratación, en nuestra experiencia mayormente la labor es contratada por el Administrador sin la aprobación del Consejo de Propietarios, èste busca un control a sí mismo, ya que normalmente la contratación de este tipo de servicio profesional es considerado un gasto innecesario por los copropietarios y una inversión en su gestión por el Administrador.

 Normalmente nuestro trabajo es buscar llegar a algunos de estos tres objetivos:

1) Analizar la razonabilidad de la información presentada en la rendición de cuentas anual presentada por el Administrador.

 2) Una revisión limitada de periodos intermedios, en este caso el trabajo no busca la verificación anual, sino que solo se desarrolla sobre un espacio de tiempo menor que el contratante considere necesario para demostrar veracidad en sus labores.

3) Situaciones específicas, en comparación con el punto dos no se trabaja un lapso temporal, sino que nos volcamos a la razonabilidad de algún hecho particular.

 Durante 2009, y como lo describimos en el primer párrafo de este artículo, la mayoría de las auditorías practicadas surgieron por propia decisión de los Administradores, ya que son ellos quienes en su mayoría manejan los fondos del edificio y son responsables ante los copropietarios por su desaparición o uso indebido.

 Los procedimientos aplicados en una auditoría realizada a una Sociedad, sea SA, SRL, SH, etc., no difieren en absoluto de los aplicados en un consorcio.

 Para aquellos que aún no se han sometido a una verificación contable, describiremos algunos pasos sobre como hemos llevado adelante las Auditorías, para ello en necesario que el Administrador o quien contratara el servicio se convenza que nuestra llegada a su oficina no busca la destitución de ningún miembro, sino buscar la razonabilidad de la información presentada y su veracidad, concluyendo con un informe final.

 El principal punto a tener en cuenta es la independencia del profesional contratado, la falta de la misma está desarrollada en el punto A de la parte III de la R.T. 7 (FACPCE), para la falta de independencia es importante tener presente que el contador no debe tener con aquel que lo contrata, entre otras cosas, ninguna vinculación económica, familiar, intereses en los resultados obtenidos, remuneración pactada en función de las conclusiones o resultados de la auditoría, etc.

 Una vez en claro lo descripto precedentemente explicamos brevemente el desarrollo de la tarea:

a) En primer lugar buscamos tener un conocimiento pleno del ente, normas que regulan su actividad, estructura de organización, etc.

b) Luego de tener conocimiento pleno de a quien vamos a auditar, identificamos el objeto de examen, es decir, Rendición de Cuentas Anual, Liquidación de Expensas de un período particular, etc, como están integradas, valuaciones, y todo aquello que debieran contener.

c) Evaluamos la significatividad de la información a examinar, teniendo en cuenta su naturaleza, importancia de los posibles errores o irregularidades y el riesgo involucrado.

d) Teniendo bien resueltos los tres primeros puntos, seguimos con la planificación de la auditoría, teniendo en cuenta para ello la finalidad del examen, informe a emitir, características del consorcio, y cualquier otra circunstancia del caso, dentro de este punto determinamos que procedimientos vamos a aplicar, alcance y distribución en el tiempo, y si los mismos serán llevados a cabo por el contador o por sus colaboradores.

e) Concluida la planificación debemos reunir los elementos de juicio válidos y suficientes que respalden el informe final.

f)  Control de la ejecución del plan de trabajo del punto d.

g) Evaluamos si los elementos examinados son válidos y suficientes formándonos una opinión sobre la razonalibilidad de la información volcada a los libros.

h) Emisión del informe final.

 Con todo lo descripto hasta aquí, buscamos crear conciencia entre Administradores y copropietarios que la contratación de este servicio profesional por parte de los consorcios permite al propietario y Administradores tener una idea cierta de la situación administrativa a una fecha determinada, mas allá de contar también con la opinión certificada y conclusiones del contador actuante.

 Una herramienta importante para nuestro trabajo seria el cumplimiento de las normas IRAM, si bien las mismas no son de cumplimiento obligatorio, ya que para serlo necesitamos que una ley de la legislatura porteña las incorpore dentro del ámbito de la ciudad de Buenos Aires, pero una asamblea de propietarios podría tomar la decisión de exigir al Administrador su utilización.

 Hace mas de diez años el Instituto Argentino de Normalización y Certificación (IRAM) emite la serie 6.500, en relación a la administración de la propiedad horizontal, entre las emitidas hasta el momento encontramos las siguientes que son de interés por parte del Contador Auditor.

 Norma 65002 “Certificado de deuda por expensas comunes” considera entre los puntos de su formulario el detalle de seguros del edificio y litigios en los que el consorcio es parte.

 Norma 65004 “Estatuto del Consejo de Propietarios” incorpora las consideraciones para integrar dicho órgano, funciones, limitaciones y establece un libro para las decisiones tomadas.

 Norma 65006 “Liquidación de Expensas Comunes” agrega a la presentación mensual el cuadro IV, llamado Estado Económico, en el cual se consideran las cuentas a pagar, normalmente no detalladas.

 Norma 65008 ésta hace hincapié sobre los derechos del Administrador.

 Como ya hemos expuesto en artículos anteriores de esta revista, nuestro trabajo no atenta contra quien administra el consorcio, sino que se enfoca hacia la documentación de respaldo y a la razonabilidad de estos en la administración del inmueble.

 No es responsabilidad de los auditores buscar la destitución de un Administrador, si bien muchas veces al ser contratados por los consejos de propietarios es muy común escuchar que se quiere una auditoría con la finalidad de despedir al Administrador.

 En esos casos debemos analizar bien la situación antes de aceptar el trabajo y dejar en claro a los copropietarios que la responsabilidad en el nombramiento o su destitución es de ellos mismos, según la Ley 13.512, su Decreto Reglamentario y los reglamentos de copropiedad y administración y no del auditor.

 Es por eso que actualmente cuando tomamos la responsabilidad de una auditoría, si de las reuniones previas surge que la intención no es solo un control sino que apunta a una destitución, se debe aclarar que nuestra responsabilidad es independiente a las partes en conflicto, llevando adelante los procedimientos descriptos sin tener en cuenta sobre la intención real de los contratantes y realizando nuestro informe sobre la base cierta y real que surja de la documentación respaldatoria analizada, dejando de lado situaciones personales, sentimientos antagónicos de las partes y cualquier otro elemento que no sea necesario en opinión sobre la razonabilidad de información.

 Intentamos hasta aquí explicar que una Auditoría de Consorcio no es solo un gasto más que afecta a los copropietarios en sus expensas, sino que es una inversión en la gestión administrativa del responsable, generando credibilidad de su accionar, seguridad y un respaldo certificado, o bien por parte de los copropietarios una necesidad de afirmar la confianza sobre quien se entrega nuestro dinero mensualmente a cuenta de gastos.

 Omar A. Cotarello – Contador Público